PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

• PENGERTIAN

Salah satu definisi kalasik tentang perencanaan mengatakan bahwa perencanaan pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan. Adapun fokus perhatian perencanaan sumber daya manusia ini ialah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh menejemen guna lebih menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat pula, semuanya itu dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan. Kata kunci dari pengertian di atas adalah “tepat”. Tepat dalam hubungan ini harus dilihat secara konekstual dalam arti dikaitkan dengan tiga hal yaitu :

1. Penunaian kewajiban sosial organisasi
2. Pencapaian tujuan organisasi, dan
3. Pencapaian tujuan-tujuan pribadi para anggota organisasi yang bersangkutan

Sehingga tuntutan menyelengarakan fungsi perencanaan sumber daya manusia dengan baik terlihat lebih jelas lagi apabila diingat bahwa dalam usaha mencapai ketiga hal tersebut di atas, karena setiap organisasi di hadapkan pada berbagai faktor yang berada di luar kemampuan organisasi untuk mengendalikanya. Sebagai contoh pada suatu perusahaan pelayaran samudera, ia tidak dapat mengendalikan harga bahan bakar yang  diperlukan dan digunakannya, karena pengusaha tidak bisa berbuat banyak mengenai fluktuasi harga bagi bahan bakar tersebut.

Dari contoh diatas dijelaskan bahwa dalam bidang apapun suatu organisasi bergerak, ia harus selalu bersikap proaktif. Artinya, memiliki daya atau kemampuan antisipatif yang tinggi terhadap organisasinya guna menghadapi masa depan yang selalu mengandung ketidak pastian. Sikap proaktif dan antisipatif demikian bukan hanya dan bahkan terutama menyangkut perencanaan pada kegiatan-kegiatan fungsional saja, melainkan juga termasuk pada perencanaan sumber daya manusianya. Karena perencanaan sumber daya manusia kerap kali kurang mendapat  perhatian menginggat sifat kegiatanya sebagai penunjang kegiatan pokok. Padahal sesungguhnya bersifat sangat menentukan bagi keberhasilan organisasi.

• MANFAAT PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Sesungguhnya perencanaan dapat dikatakan secara kategorikal bahwa perencanaan  mutlak perlu dilakukan dalam suatu organisasi, bukan hanya karena setiap organisasi pasti menghadapi masa depan yang diselimuti ketidakpastian, akan tetapi juga karena sumber daya yang dimilik atau mungkin sumber daya yang dimiliki selalu terbatas, padahal tujuan yang ingin dicapai selalu tidak terbatas.

Situasi keterbatasan itu memberi petunjuk bahwa sumber dana, sumber daya manusia harus direncanakan dengan sedemikian rupa sehingga dapat diperoleh manfaat yang semaksimal mungkin. Ada enam manfaat yang dapat diambil melalui suatu perencanaan sumber daya manusia secara maksimal. Antara lain:

Pertama: Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi dalam perencanaan yang nantinya akan dilakukan. Merupakan hal yang wajar bahwa apabila seseorang mengambil keputusan tentang masa depan organisasi yang diingginkan nantinya, ia berangkat dari kekuatan dan kemampuan yang sudah dimilikinya sekarang.

Kedua: Melalui perencanaan sumber daya manusia produktivitas kerja dari tenaga kerja yang sudah ada dapat ditingkatkan. Hal ini dapat terwujud melalui adanya penyesuain-penyesuain tertentu, seperti peningkatan disiplin kerja dan peningkatan keterampilan sehingga setiap orang menghasilkan sesuatu yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi.

Ketiga: Melalui perencanaan sumber daya manusia akan di dapat kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas bari nantinya.

Keempat: Memeperoleh informasi tentang tenaga kerja yang ada dalam organisasi, informasi tersebut diperlukan tidak hanya oleh satuan kerja yang megelola sumber daya manusia dalam organisasi, aka tetapi juga oleh setiap satan kerja. Karena akan sangat membantu satuan-satuan kerja dalam memberikan pelayanan kepada anggotanya, misalnya dalam merencanakan karier.

Kelima: Akan di dapat pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti:

1.      Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja, kerja dilihat dari segi jumlah, jenis, kualifikasi dan alokasinya;

2.      Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar belakang profesi, tingkat upah atau gaji.dll

Pemahaman demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan dengan situasi pasaran kerja tersebut.

Keenam: sebagai dasar penyusunan program kerja bagi satua kerja yang akan melaksanakan tugas-tugas pada nantinya.

•  BERBAGAI TANTANGAN DI BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA

setiap organisasi pasti menghadapi berbagai tantangan yang menyangkut banyak segi kehidupan organisasional, termasuk tantangan di bidang sumber daya manusia. Adapun tantangan tersebut dapat di kategorikan menjadi tiga jenis antara lain: tantangan yang bersifat eksternal yang meskipun tidak langsung menyangkut sumber daya manusia tetapi mempunyai dampak yang kuat; tantangan yang bersifat internal; dan situasi ketenagakerjaan dalam organisasi yang bersangkutan.

1. Tantanga Eksternal

Yang di maksud tantagan eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembanganya berada di luar kemampuan organisasi untuk mengendalikanya. Adapun yang termasuk sebgai tantangan eksternal antar lain:

Bidang Ekonomi. Tidak dapat disangkal bahwa situasi perekonomian tidak bisa tidak harus diperhitungkan meskipun suatu organisasi mungkin tidak dapat berbuat banyak dalam hal mengambil langkah-langkah tertentu untuk mempengaruhi situasi nyata yang dihadapinya. Fluktuasi yang terjadi seperti infalsi, stagflasi, resesi, depresi, tingkat pengangguran, tingkat suku bunga, dll. Itu semua merupakan aspek-aspek perekonomian yang harus selalu di perhitungkan.

Bidang Sosial. Merupakan tantangan yang berhubungan dengan pergeseran nilai-nilai sosial yang dianut oleh suatu masyarakat. Salah satu contoh pergeseran nilai yang berpengaruh pada menejemen sumber daya manusia adalah presepsi tentang peranan wanita. Yang biasanya masyarakat cenderung berpresepsi bahwa peran wanita yang sudah menikah adalah sebagai pendamping suami dan sebagai ibu rumah tangga, bukan selaku pencari nafkah, apalagi pencari nafkah utama. Pergeseran nilai tersebut terjadi karena adanya suatu ide tentang kesetaraan gender atau dengan kata lain tanpa membeda-bedakan antara laki-laki dan perempuan baik itu dalam hal pendidikan mauapun pekerjaan.

Bidang Politik. Perubahan yang terjadi dibidang politik terasa pada semua bidang dan segi kehidupan, pada tingkat individual, tingkat organisasional, tingkat masyarakat dan bahkan juga pada tingkat negara. Misalnya, jika terjadi perubahan pemegang kendali kekuasaan pemerintah negara, maka secara otomatis dalam pengangkatan orang-orang yang akan menduduki kursi pemerintahan tersebut tidak akan lepas dari yang namanya politik. Dan ini sudah terbukti pada negara indonesia saat ini.

Bidang Perundang-undangan. Pada bidang ini merupakan sudah mutlak keberadaannya karena eksistensi dan kelangsungan hidup suatu organisasi ditentukan oleh ketaatanya kepada berbagai pereturan perundang-undangan yang berlaku. Misalnya, di bidang ketenagakerjaan berbagai ketentuan hukum diberlakukan seperti ketentuan tentang upah minimum.

Bidang Teknologi. Tidak dapat dipungkiri bahwa pemanfaatan teknologi secara tepat akan meningkatkan efesiensi dan produktivitas kerja suatu organisasi. Dalam kaitanya dengan perencanaan tatangan yang dihadapi oleh menejer ialah bagai mana memanfaatkan kemajuan perkembangan teknologi yang sangat pesat itu tanpa mengorbankan manusia dalam organisasi. Yang mengakibatkan orientasi yang dulunya dari manusia sntris berubah menjadi teknologi sentris, apabila efesiensi dan produktivitas digunakan sebgai tolak ukur keberhasilan soerang menejer dalam mengatur organisasinya. Namun pada kenyatannya sudah banyak perusahaan atau organisasi yang bergeser orrientasinya menuju pada teknologi sentris, karena dengan berorientasi pada teknologi sentris akan meghasilkan keungulan yang lebih.

Pesaing. Merupakan faktor eksternal yang cenderung pada pelaksanaan pemasaran suatu produk yang dihasilkan oleh suatu perusahaan atau organisasi kepada konsumen.

2. Tantanga Internal

Tantangan ini berangakat dari  pendapat bahwa setiap organisasi ingin melestarikan keberadaanya, dari pendapat diatas bahwa organisasi akan berusaha untuk meningkatkan kemampuanya menyelenggarakan semua fungsi organisasi dengan tingakt efesiensi, efektivitas, produktivitas yang tinggi. Untuk mewujudkan situasi tersebut setiap organisasi menghadapi tantangan internal yang tidak kalah penting dengan tantangan yang sifatnya eksternal.

Dengan mengambil organisasi niaga sebgai contoh, beberapa faktor yang merupakan tantangan internal, antara lain:

Rancangan Strategik. Merupakan suatu keputusan yang diambil oleh seorang menejemen yang berpengaruh pada perencanaan dan pemanfaatan sumber daya manusia. Apabila semakin tinggi nilai strategik suatu keputusan, semakin besar pula pengaruhnya terhadap sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi yang bersangkutan, misalnya, menentukan yang hendak ditempuh di masa depan itu dikaitkan dengan berbagai hal seperti tingkat pertumbuhan yang dicapai, barang atau jasa baru yang dihasilkan pangsa pasar yang hendak dikuasi. Dapat dipastikan bahwa hal-hal tersebut akan menentukan jumlah dan kualifikasi tenaga kerja yang akan diperlukan dimasa yang akan datang.

Anggaran. Bahwa anggaran merupakan program kerja suatu organisasi untuk suatu kurun waktu tertentu yang dinyatakan dal jumlah uang. Sebagai cermin dari komitmen manejemen terhadap usaha  pencapaian sasaran yang telah ditentukan. Dan angggran ini akan berdampak positif terhadap pengadaan dan pemanfaatan sumber daya manusia.

Estimasi produksi dan penjualan. Dalam menentukan produk dan volume penjualan itu harus mempertimbangkan beberapa faktor diantaranya adalah selera konsumen atau pelangan, situasi persaingan, kondisi perekonomian, dll.

Rancagan Bangun Organisasi dan Tugas Pekerjaan. Disi lebih menekankanpada restrukturisasi organisasi guna menggurangi bidang-bidang yang pekerjaanya kurang efektif atau bahkan vakum dalam bekerja.

Usaha Baru. Merupakansuatu keputusan yang diambil oleh seorang menejemen untuk berkecimpung dalam usaha yang baru, yang dapat berpengaruh pada perencanaan sumber daya yang tidak dapat dipungkiri.

3. Situasi Ketenagakerjaan Internal

Para perencana profesional di bidang ketenagakerjaan dalam suatu organisasi harus memeperhitungkan situasi ketenagakerjaan yang ada dalam organisasi yang bersangkutan. Dapat dipastikan bahwa situasi ketenagakerjaan internal itu tidak berada posisi statik, karena berbagai faktor penyebabnya, antara lain pemensiunan, adanya pegawai yang berhenti bukan karena pensiunan, karena terjadi pemutusan hubungan kerja, pegawai yang meninggal dan karena adanya karyawan yang mengambil cuti panjang di luar tanggungan organisasi.

• TEKNIK-TEKNIK PERAMALAN SEBGAI INSTRUMEN PERENCANAAN

Per definisi perencanaan mengandung sifat peramalan. Dikatakan demikian karena secermat-cermatnya perencanaan dilakukan, ia tetap tidak bisa lepas dari yang namanya ketidakpastian tentang apa yang akan terjadi pada masa mendatang. Memang dengan menggunakann premise dan asumsi tertentu yang terpilih setelah melalui analisis yang mendalam, resiko ketidakteptan rencana dapat diperkecil hingga seminimal mungkin. Akan tetapi untuk menghilangkan faktor ketidak pastian sangatlah sulit, bahkan dapat dikatakan merupakan hal yang mustahil. Oleh karena itu untuk meminimalisir ketidakpastian itu dapat diusahakan dengan menggunakan enam teknik peramalan sebgai instrumen perencanaan, antaralain:

a.       Ekstrapolasi

Ekstrapolasi merupakan suatu teknik peramalan dengan memproyeksikan kencederungan-kecenderungan masa lalu ke masa depan. Artinya tingkat dan jenis perubahan yang terjadi di masa lalu digunakan sebagai bahan untuk mermalakan perubahan-perubahan yang akan datang. Misalnya, jika kenyataan menujukkan bahwa suatu organisasi memperkerjakan 100 pekerja baru dalam satu tahun yang baru saja dilewati, maka ekstrapolasi untuk kurun waktu yang sama di masa depan akan diperlukan sejumlah pekerja baru untuk kurun waktu yang sama di masa depan. Hanya saja perlu ditentukan bahwa agar ekstrapolasi memiliki validitas yang tinggi,  prinsip citerus paribus harus berlaku.

b.      Indeksasi

Suatu metode memeperkirakan kebutuhan ketenagakerjaan di masa depan dengan menyesuaikannya dengan indeks tertentu. Seperti perbandingan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam bidang produksi dengan bidang penjualan dalam suatu perusahaan. Perlu disadari bahawa ekstrapolasi dan indeksi hanya bermanfaat sebagai instrumen peramalan jangka pendek.

c.       Analisis statistikal

Merupakan analisis yang dipergunakan untuk perencanaan jangka panjang, analisis statistikal ini sangatlah bermanfaat karena analisis ini digunakan dengan memperhitungkan perubahan yang mungkin terjadi sebagai penyebab bergesernya tuntutan terhadap kebutuhan akan sumber daya manusia, Analisis teknikal ini lebih dikenal umum adalah regresi dan kolerasi.

d.      Analisis anggaran

Salah satu praktek manajerial dalam merencanakan anggran belanja bagi satuan kerja yang dipimpinya, anggaran belanja demikina berlau untuk satu tahun yang bisa sma dengan tahun takwim, tetapi juga dapat berbeda tergantung pada kebiasaan yang berlaku bagi organisasi yang bersangkutan. Rancangan anggaran belanja tersebut terdiri dari berbagai mata anggara, salah satu anggaran yang ada ialah belanja pegawa yang mencakup berbagai komponen seperti pembayaran upah dan gaji, pembayar berbagai tunjagan, dll.

e.       Analisis kegiatan/Usaha baru

Analisis usaha abaru merupakan perencanaan yang memeperhitungkan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan memeperhitungkan perkiraan organisasi sendiri dengan situasi yang dihadapi oleh perusahaan-perusahaan lain yang sudah berpengalaman dalam menyelengarakan kegiatan yang sejenis. Misalnya, perusahaan trevel ingin memasuki bisnis rumah makan dalam rangka memeberikan pelayanan yag lebih baik terhadap para penumpang. Maka perusahaan tersebut dapat memeperhitungkan kebutuhanya akan sumber daya manusia berdasarkan tinggakat dan jenis ketenaga kerjaan yang terdapat di rumah makan.

f.        Penciptaan model dengan bantuan komputer

Suatu pendekatan yang dianggap paling canggih dalam perencanaan sumber daya manusia adalah pada penciptaan berbagai model peramalan dengan bantuan komputer. Model yang diciptakan berupa rumus-rumus matematikal, Adapun manfaat yang dapat diambil dari pemanfaatan teknologi komputer dalam perencanaan sumberdaya manusia ialah jika terjadi perubahan dalam penawaran dan atau permintaan ketenaga kerjaan, perubahan tersebut dengan segera dapat di masukkan ke dalam komputer untuk menyempurnakan rumus peramalan sehingga aktualisasinya lebih terjamin.

• SUPLAI SUMBER DAYA MANUSIA

Setelah satuan organisasi yang menggelola sumber daya manusia melakukan proyeksi kebutuhan akan tenaga kerja untuk kurun waktu tertentu di masa depan, tugas berikutnya adalah mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengisi berbagai lowongan yang diperkirakan akan terjadi. Melalui kegiatan yang dinamakan suplai sumber daya manusia, yang bisa dilakukan melalu dua alternatif antara lain yang bersifat internal akan tetapi mungkin pula bersifat eksternal

Jika suplai internal yang dirasakan tepat untuk dilakukan, berarti perhatian utama ditujukan kepada mereka yang sudah berkarya atau beraktivitas dalam organisasi dan melalui berbagai tekni dan pendekatan, baik itu melalui pertimbangan untuk dipromosikan, dialihtugaskan atau mungkin pula didemosikan. Sebaliknya jika suplai eksternal yang akan dilakukan, maka perhatian akan cenderung ditujukan kepada mereka yang terdapat di pasaran kerja. Namun banyak organisasi yang menggunakan kedua sumber suplai sumber daya manusia yang akan diambil. Guna mengidentifikasikan suplai sumber daya manusia itu secara tepat, dan pengisian lowongan yang tersedia berlangsung dengan baik.

dengan kesimpulan bahwa secara jelas perencanaan sumber daya manusia mutlak perlu dilaksanakan dengan cermat karena tergantung pada rencana itulan bentuk dan jenis langkah-langkah selanjutnya dalam menejemen sumberdaya manusia itu akan diambil.